Von 08:00 bis 08:05 — und Sie haben nichts getan außer einer Freigabe.

1. 08:00

   Eingang

   Schritt 1 — automatisch

   OMNI Audit holt die Belege selbst ab: Upload im Browser, überwachter WebDAV-Ordner, Rechnungspostfach per IMAP oder Scanner-Verzeichnis. Alle Kanäle laufen durch denselben Prüfpfad.

   Müssen wir unsere Abläufe umstellen?

   Nein, das ist der Sinn der vier Kanäle. Wenn Ihre Lieferanten heute an eine Sammeladresse mailen, binden wir dieses Postfach an. Wenn gescannt wird, überwachen wir das Scanverzeichnis. Sie ändern nichts, die Belege kommen trotzdem an.

   Gibt es einen Kanal mit schwächeren Prüfungen?

   Nein, und das ist eine Architekturentscheidung: Alle Eingangskanäle rufen dieselbe Funktion auf. Es gibt technisch keinen zweiten Weg in die Datenbank, der Prüfungen überspringen könnte.

   Was ist mit E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format?

   Strukturierte Rechnungsdaten sind der einfachere Fall — sie müssen nicht erst ausgelesen werden. Die Prüfregeln greifen anschließend identisch.

2. 08:01

   Auslesen

   Schritt 2 — automatisch

   Lieferant, Betrag, Datum, IBAN, Steuerbeträge und Zahlungsziel werden extrahiert — mit Konfidenzwert je Feld. Die Texterkennung läuft auf dem eigenen Server.

   Was passiert bei einem schlechten Scan?

   Jedes ausgelesene Feld bekommt einen Konfidenzwert. Liegt eines unter der Schwelle, landet der Beleg in der Klärung statt in der Buchhaltung — meist sind das zwei oder drei Felder und eine Minute Arbeit. Das ist der Unterschied zu Werkzeugen, die im Zweifel raten.

   Verlassen unsere Belege den Server?

   Nein. Die Texterkennung läuft als eigener Dienst auf derselben Maschine wie die Anwendung. Es gibt keinen externen Sprachmodell-Anbieter in der Verarbeitungskette und entsprechend auch keinen in der Liste der Sub-Prozessoren.

   Lernt das System unsere Lieferanten kennen?

   Ja. Nach den ersten Belegen eines Lieferanten sind Anschrift, Steuernummer und Bankverbindung hinterlegt. Ab dann wird jede neue Rechnung dagegen abgeglichen — das ist die Grundlage der IBAN-Wechsel-Erkennung.

3. 08:03

   Prüfen

   Schritt 3 — automatisch

   Pflichtangaben nach §14 UStG, Dublettenabgleich gegen die gesamte Historie, IBAN-Prüfsumme und -Wechsel, Frist und Skonto. Regelbasiert, jedes Ergebnis nachvollziehbar begründet.

   Woher weiß ich, warum ein Beleg beanstandet wurde?

   Das Prüfprotokoll nennt jede angewandte Regel mit ihrem Ergebnis — nicht nur „Fehler", sondern „IBAN weicht von der hinterlegten Bankverbindung ab". Dieses Protokoll hängt dauerhaft am Beleg und geht in den Audit-Trail ein.

   Können wir eigene Regeln ergänzen?

   Freigabeschwellen, Zuständigkeiten und Kanäle konfigurieren Sie selbst. Zusätzliche fachliche Prüfregeln — etwa ein Abgleich gegen Ihre Bestellungen — sind Teil des Enterprise-Tarifs oder eines Projekts.

4. 08:04

   Entscheiden

   Schritt 4 — Sie

   Unter Ihrer Freigabeschwelle: geprüft und abgelegt. Darüber: Der zuständige Genehmiger sieht den Beleg mit Prüfprotokoll in seiner Warteschlange — 4-Augen-Prinzip.

   Was sieht der Genehmiger?

   Ausschließlich seine offenen Freigaben, mit dem Beleg und dem vollständigen Prüfprotokoll daneben. Nicht das gesamte Belegarchiv und keine Auswertung. Wer nur freigeben soll, bekommt auch nur das zu sehen.

   Was, wenn der Genehmiger im Urlaub ist?

   Ab Tarif Business gibt es Vertretungsregelungen in mehrstufigen Freigabeketten. Darunter geben Sie die Zuständigkeit in den Einstellungen um — beides wird protokolliert.

   Kann eine Person Beleg und Freigabe gleichzeitig machen?

   Im 4-Augen-Prinzip nicht, das ist die ganze Idee. Deshalb setzt es mindestens zwei Benutzerkonten voraus und ist erst ab Tarif Medium verfügbar.

5. 08:05

   Archivieren und exportieren

   Schritt 5 — automatisch

   Revisionssicher abgelegt, Audit-Trail fortgeschrieben, Buchungsdaten für den DATEV-Export bereitgestellt. Belege werden nie gelöscht, sondern nur storniert — die HMAC-Kette bleibt lückenlos prüfbar.

   Wie kommen die Daten zum Steuerberater?

   Als DATEV-Export im EXTF-Format, den Sie monatlich ziehen. Auf Wunsch bekommt Ihr Steuerberater stattdessen einen Nur-Lese-Zugang und holt sich die Auswertung selbst.

   Was, wenn ein Beleg falsch erfasst wurde?

   Er wird storniert, nicht gelöscht — mit Grund und verantwortlicher Person. Der Vorgang bleibt sichtbar. Das ist keine Einschränkung, sondern genau das, was die GoBD verlangen und was eine Betriebsprüfung sehen will.

Es gibt keine Datenmigration im großen Stil: OMNI Audit beginnt mit dem laufenden Belegeingang. Ihre Altbelege bleiben, wo sie sind.